Datenschutzordnung des Fördervereins Tübinger Projekt Ambulanter Palliativdienst e.V.

Verantwortlicher

Förderverein Tübinger Projekt – ambulanter Palliativdienst e.V. (FöTüPro)

Peter Roth

Telefon:

(07073) 4112

Telefax:

(07073) 913830

E-Mail:

Allgemeine Grundsätze:

Diese Datenschutzordnung regelt die Grundzüge der Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Verwaltung des „Fördervereins Tübinger Projekt – Ambulanter Palliativdienst e.V.“. anfallen. Die Verarbeitung (u.a. Erhebung, Erfassung, Organisation, Ordnung, Speicherung, Verarbeitung, Löschung) von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den jeweils geltenden Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet. 

Datenerhebung beim Beitritt zum Verein: 

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 12, 13 DS-GVO. Der Verein erhebt beim Eintritt in den Verein die Daten (im Aufnahmeantrag bzw. in der Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Bankdaten werden zur Bezahlung von Mitgliedsbeiträgen oder sonstigen Rechnungen durch ein SEPA-Lastschriftverfahren verarbeitet.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt die Geschäftsstelle folgende personenbezogene Daten auf:

• Vor- und Zuname des Mitglieds

• Firma, Unternehmensbezeichnung

• Beruf (freiwillige Angabe)

• Geschlecht

• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

• Telefonnummern, Handynummer

• E-Mail-Adresse

• Geburtsdatum

• Bankverbindung

• Beitrittsdatum, ggf. Austrittsdatum

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Datenerhebung und Datenverarbeitung von Nichtmitgliedern:

Der Verein erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten von Dritten, soweit dies zur Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO.

Datenspeicherung:

Die personenbezogenen Daten werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen von einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. Der Zugriff auf die Daten ist auf die Mitglieder des Vorstands sowie die mit der Verwaltung betrauten Personen beschränkt. Soweit externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Tätigkeit ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Vereins (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO). Entsprechende Vereinbarungen werden abgeschlossen.

Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden im Verein intern nur gespeichert, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes als berechtigtem Interesse erforderlich sind und wenn keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das gegenüber der Verarbeitung überwiegt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Beendigung der Mitgliedschaft; Löschung:

Beim Austritt aus dem Verein oder einer sonstigen Beendigung der Mitgliedschaft werden alle gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht, sofern sie nicht in der Ehemaligentabelle gespeichert werden. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen von der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten in der Ehemaligentabelle ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO. Das ehemalige Mitglied kann gegen die Speicherung nach Art. 21 DS-GVO Widerspruch erheben.
 

Jedes ehemalige Mitglied kann nach Beendigung der Mitgliedschaft gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO die Löschung seiner Daten formlos verlangen. Die personenbezogenen Daten werden dann unverzüglich gelöscht, sofern der Verein nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO die Löschung nicht verweigern kann. 

Personenbezogene Daten des ehemaligen Mitgliedes, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahren ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c, Abs. 3 Satz 1 DS-GVO i.V.m. §§ 257 HGB, 147 AO.

Datennutzung und Datenverwendung, Weitergabe von personenbezogenen Daten:

Der Verein kann zur Erfüllung seiner Aufgaben externe Dienstleister (z. B. für Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, IT-Dienstleistungen oder Versand) einsetzen.
 

Dies dient der Erleichterung der Verwaltungsaufgaben des Vereins bei der Erfüllung seiner Pflichten aus der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO.
 

Der Verein bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Externe Dienstleister werden ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Vereins tätig.
 

Mit den beauftragten Dienstleistern werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, in denen sämtliche Rechte und Pflichten geregelt sind.
 

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur in dem Umfang, der für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Pressearbeit:

Der Verein informiert die Tagespresse über besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Die Veröffentlichung dieser Daten kann nur mit der vorherigen Einwilligung des Mitglieds nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO erfolgen.

Das Mitglied kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DS-GVO.
 

Im Falle des Widerrufs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen, personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliederdaten an Vereinsmitglieder:

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere Ehrungen sowie Feierlichkeiten in einem Schreiben an die Mitglieder bekannt. Dabei werden personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach der Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, prüft der Vorstand diese Anfrage und entscheidet darüber. Er händigt die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Rechte der betroffenen Mitglieder:

Werden personenbezogene Daten erhoben, wird das betroffene Mitglied gemäß Art. 13 DS-GVO bei Erhebung der Daten hierüber informiert.
 

Mitglieder können jederzeit Auskunft über die sie betreffenden, verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sollten diese Daten fehlerhaft sein, besteht ein Anspruch auf Berichtigung. Gespeicherte Daten, die für die Verwaltung und Tätigkeit des Vereins nicht erforderlich sind, werden auf Antrag des betroffenen Mitglieds gelöscht.
 

Das Mitglied kann außerdem unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung seiner Daten verlangen. Es hat zudem ein Recht auf Datenübertragbarkeit, ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen des Vereins, das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen sowie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (siehe unten).

Auskunftsverlangen können per E-Mail oder Brief an die Geschäftsstelle oder an den Vorstand gerichtet werden.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, zur Verfügung.
 

Die Beschwerde kann online unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerdeonline-einreichen/, eingereicht werden.

Datenschutzbeauftragter:

Der Verein ist derzeit nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Datensicherheit und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:

Der Verein setzt unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, der Umstände und des Zwecks der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Person geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um sicherzustellen und den Nachweis dafür erbringen zu können, dass die Verarbeitung gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Diese Maßnahmen werden regelmäßig (mindestens jährlich) überprüft und aktualisiert. 

Der Verein führt ein Verzeichnis über seine Verarbeitungstätigkeiten und wird dies regelmäßig überprüfen und aktualisieren.

Beschluss und Änderung der Datenschutzordnung:

Diese Datenschutzordnung wird durch den Vorstand beschlossen und den Mitgliedern in der auf die Änderung folgenden Mitgliederversammlung bekannt gegeben. Der Beschluss des Vorstands benötigt eine 2/3-Mehrheit der abstimmenden Vorstandsmitglieder.
 

Änderungen können nur durch schriftlichen Antrag von mindestens einem Mitglied gegenüber dem Vorstand beantragt werden. Der Vorstand berät über den Änderungsantrag und beschließt über die Änderung der Datenschutzordnung.

Schlussbestimmungen:

Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieser Datenschutzordnung der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder lückenhaft entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile der Ordnung in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.
 

Diese Datenschutzordnung wurde auf der Vorstandssitzung am 25.06.2025 vom Vorstand beschlossen und tritt zum 24.10.2025 in Kraft.
 

Tübingen, 26.03.2026

Für den Vorstand
Peter Roth
1. Vorstand